業務自動化で避けるべき落とし穴
さまざまな業務の自動化を検討・実装した際に、思ったほどの効果が出ないというケースが散見されます。もちろん自動化の範囲や対象業務の特性にも依存するわけですが、落とし穴を幾つかご紹介します。
・複雑すぎる業務
プロセスアカウント発行などの申請対応などのプロセスを自動化しようとした場合、それらのワークフローが一貫しておらず、その場その場で個別判断が必要になったり、意思決定や承認プロセスが多岐に渡るケース。入力に対しての判断基準が多岐に渡るケース、作業の局面ごとに判断が必要で処理内容が都度変わるなど、もともとの業務が非常に複雑な場合が挙げられます。
これらの複雑な業務プロセスを自動化実装しようとすると想定以上に時間と労力を費やしてしまう結果になります。特に定型化されず個別判断を行っていた部分をそのまま実装しようとして、大量の判断ロジックを加えて対応しようとするなどがあります。
・手作業の単純な複製とする「自動化」
手動の操作をそのままの形で自動化ツールでコピー＆再現する場合。例えばExcelでのデータ集計など個人業務の作業を自動化するレベル感であれば、一時しのぎとしては十分ですが、ある程度の規模感の業務を自動化しようとなれば、わざわざ自動化したメリットを享受出来ない場合があります。例えば紙の注文書などのデータをシステムに手動入力していたものをOCR登録できるようにしたケース。確かに手作業は減りますが、仮にEDIが導入できるのであれば、データの品質は上がりますし処理速度も向上することが期待出来ます。
BPRなどにより業務プロセスそのものを再設計することで、よりシステム化に適したフローに見直していく作業も必要です。前述した「複雑すぎる業務」に関しても要対応の例外事項の削減や承認プロセスの簡略化、形式チェックの自動化など、現状のフローをAS-ISで自動化実装するのではなく、より適したフローに組み替えてからの方が、より自動化のメリットを享受できることでしょう。
